Elektronische Abrechnung in der Pflege über die Telematikinfrastruktur: Fristen und wichtige Änderungen bis 2026.

Pflegeeinrichtungen müssen sich darauf einstellen, dass die klassische papierbasierte Abrechnung künftig entfällt. Spätestens ab 1. Dezember 2026 dürfen Abrechnungen nur noch digital innerhalb der TI übermittelt werden.

Damit Pflegeanbieter ausreichend Zeit für die Umstellung haben, wurde ein mehrstufiger Zeitplan festgelegt.

Einführung der elektronischen Abrechnung ab April 2025

Seit dem 1. April 2025 besteht für Pflegedienste die Möglichkeit, freiwillig am elektronischen Abrechnungsverfahren über die Telematikinfrastruktur teilzunehmen. Nach einer vorherigen Testphase steht das System damit allen Einrichtungen offen.

Dieser Zeitraum eignet sich besonders, um erste Erfahrungen mit den digitalen Prozessen zu sammeln und interne Abläufe anzupassen.

Verpflichtende Anbindung an die Telematikinfrastruktur

Ein weiterer wichtiger Termin folgt im Juli 2025. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen technisch an die Telematikinfrastruktur angebunden sein.

Die TI bildet das sichere Netzwerk für den Austausch sensibler Gesundheitsdaten und ist Voraussetzung für zahlreiche digitale Anwendungen im Gesundheitswesen. Ohne diese Anbindung können Einrichtungen künftig wichtige digitale Dienste nicht nutzen.

Übergangszeit bis Ende November 2026

Bis zum 30. November 2026 gilt eine Übergangsphase, in der verschiedene Abrechnungswege parallel genutzt werden können.

In dieser Zeit ist es weiterhin möglich, Abrechnungsdaten elektronisch außerhalb der Telematikinfrastruktur zu versenden und ergänzende Unterlagen in Papierform oder über das sogenannte ImageLink Verfahren einzureichen. Diese Übergangsregelung soll Pflegeeinrichtungen den Wechsel zur vollständig digitalen Abrechnung erleichtern.

Ab Dezember 2026 ausschließlich digitale Abrechnung

Mit dem 1. Dezember 2026 tritt die endgültige Verpflichtung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Abrechnungen der Pflegeversicherung vollständig elektronisch über die Telematikinfrastruktur erfolgen.

Dazu gehört auch der elektronische Leistungsnachweis, der künftig digital übermittelt werden muss. Papierunterlagen oder andere bisherige Verfahren werden dann nicht mehr akzeptiert.

Was Pflegeeinrichtungen jetzt beachten sollten

Pflegedienste und Pflegeheime sollten sich frühzeitig mit den technischen Voraussetzungen der digitalen Abrechnung beschäftigen. Dazu zählen insbesondere die Anbindung an die Telematikinfrastruktur, geeignete Softwarelösungen sowie die Nutzung des Kommunikationsdienstes im Medizinwesen.

Ein früher Einstieg in das elektronische Abrechnungsverfahren kann dabei helfen, interne Prozesse rechtzeitig anzupassen und mögliche technische Hürden zu erkennen.

Die verpflichtende vollelektronische Abrechnung stellt einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung der Pflege dar. Auch wenn die endgültige Frist erst Ende 2026 greift, lohnt es sich für Pflegeeinrichtungen bereits jetzt, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Wer die Übergangszeit nutzt, kann die Umstellung strukturiert umsetzen und zukünftige Abrechnungen effizient und sicher digital übermitteln.