eHBA und SMC-B beantragen: Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) erfordert spezielle Chipkarten, die Personen und Einrichtungen im Gesundheitswesen eindeutig identifizieren. Für Pflegedienste und Pflegeeinrichtungen sind zwei Kartentypen besonders relevant: der elektronische Heilberufsausweis und die Institutionskarte. Beide müssen vor der TI-Nutzung beantragt und freigeschaltet werden. Diese Anleitung beschreibt den Beantragungsprozess beider Karten im Detail, von den Voraussetzungen über die erforderlichen Unterlagen bis hin zu den Bearbeitungszeiten.

Welche Karten werden für die TI benötigt?

Für die vollständige Nutzung der Telematikinfrastruktur benötigen Pflegeeinrichtungen zwei verschiedene Chipkarten, die gemeinsam mit einem TI-Konnektor und einem Kartenlesegerät eingesetzt werden:

eHBA (elektronischer Heilberufsausweis): Der eHBA ist eine personenbezogene Chipkarte, die eine einzelne Fachkraft im Gesundheitswesen identifiziert. Er wird benötigt, um qualifizierte elektronische Signaturen zu erstellen, beispielsweise beim Signieren von Verordnungen oder Dokumenten. Jede Person, die solche Signaturen leisten muss, benötigt einen eigenen eHBA.

SMC-B (Security Module Card Typ B): Die SMC-B ist die Institutionskarte, die eine Einrichtung, etwa einen Pflegedienst oder ein Pflegeheim, gegenüber der TI identifiziert. Sie ist an die IK-Nummer (Institutionskennzeichen) der Einrichtung gebunden. Pro IK-Nummer wird in der Regel eine SMC-B benötigt.

Beide Karten erfüllen unterschiedliche Funktionen: Während die SMC-B die Einrichtung authentifiziert und den Zugang zur TI ermöglicht, dient der eHBA der persönlichen Identifikation und Signatur einzelner Fachkräfte. Ohne SMC-B kann keine Verbindung zur TI hergestellt werden; ohne eHBA können keine rechtsgültigen elektronischen Signaturen erstellt werden.

eHBA beantragen: Schritt für Schritt

Der eHBA wird von zugelassenen Kartenherausgebern wie D-Trust (einem Unternehmen der Bundesdruckerei) oder medisign ausgegeben. Der Antragsprozess verläuft in der Regel wie folgt:

1. Berechtigung prüfen: Der eHBA steht Angehörigen der Gesundheitsfachberufe zur Verfügung, darunter Pflegefachkräfte, Altenpfleger und Altenpflegerinnen sowie weitere in der Pflege tätige Berufsgruppen. Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Berufsgruppe antragsberechtigt ist. Informationen dazu finden Sie auf den Webseiten der Kartenherausgeber.
2. Kartenherausgeber wählen: Aktuell sind D-Trust und medisign die zugelassenen Herausgeber für eHBA-Karten in der Pflege. Die Angebote unterscheiden sich in Preis und Laufzeit. Ein Vergleich beider Anbieter kann sich lohnen.
3. Online-Antrag stellen: Die Beantragung erfolgt über das Online-Portal des gewählten Herausgebers. Im Antragsformular werden persönliche Daten, Angaben zum Beruf sowie die gewünschte Kartenlaufzeit erfasst.
4. Erforderliche Unterlagen einreichen: Zu den typischerweise erforderlichen Dokumenten gehören: ein gültiger Personalausweis oder Reisepass (für die Identitätsprüfung), ein Nachweis der Berufserlaubnis (z. B. Berufsurkunde) sowie gegebenenfalls eine Bestätigung der zuständigen Kammer oder Behörde.
5. Identitätsprüfung durchführen: Da der eHBA für qualifizierte elektronische Signaturen eingesetzt wird, ist eine Identitätsprüfung gesetzlich vorgeschrieben. Diese kann in der Regel per PostIdent-Verfahren in einer Postfiliale oder per Online-Identifikation (VideoIdent) durchgeführt werden.
6. Karte erhalten und aktivieren: Nach erfolgreicher Prüfung wird der eHBA per Post zugestellt. Die Karte und die zugehörige PIN werden aus Sicherheitsgründen in getrennten Sendungen verschickt. Nach Erhalt beider Sendungen kann die Karte im Kartenlesegerät aktiviert und genutzt werden.

SMC-B beantragen: Schritt für Schritt

Die SMC-B wird ebenfalls von zugelassenen Kartenherausgebern (D-Trust, medisign) ausgegeben. Da sie an die IK-Nummer der Einrichtung gebunden ist, läuft der Antragsprozess über die Institution:

1. IK-Nummer bereithalten:Die SMC-B wird pro IK-Nummer ausgestellt. Stellen Sie sicher, dass die IK-Nummer Ihrer Einrichtung vorliegt und aktuell ist. Betreibt eine Organisation mehrere Standorte mit eigenen IK-Nummern, wird für jeden Standort eine separate SMC-B benötigt.
2. Kartenherausgeber wählen:Wie beim eHBA stehen D-Trust und medisign als zugelassene Herausgeber zur Verfügung. Die SMC-B muss nicht zwingend beim selben Anbieter wie der eHBA beantragt werden.
3. Online-Antrag stellen:Der Antrag wird über das Online-Portal des Kartenherausgebers gestellt. Dabei werden Angaben zur Einrichtung (Name, Adresse, IK-Nummer) sowie zur antragstellenden Person erfasst.
4. Institutionsnachweis erbringen:Zur Beantragung der SMC-B müssen Nachweise über die Einrichtung eingereicht werden. Dazu gehören in der Regel: der Zulassungsbescheid der Pflegekasse, ein aktueller Handelsregisterauszug (bei juristischen Personen), ein Nachweis der IK-Nummer sowie ein gültiger Personalausweis der vertretungsberechtigten Person.
5. Identitätsprüfung der vertretungsberechtigten Person:Die Person, die den Antrag im Namen der Einrichtung stellt, muss sich identifizieren. Auch hier kommen PostIdent oder VideoIdent zum Einsatz.
6. Karte erhalten und in den Konnektor einsetzen:Nach erfolgreicher Prüfung wird die SMC-B per Post zugestellt. Die Karte wird das Kartenterminal im Pflegedienst eingesetzt und verbleibt dort dauerhaft. Sie ermöglicht der Einrichtung den Zugang zur Telematikinfrastruktur.

Bearbeitungszeiten und Kosten

Die Bearbeitungszeiten hängen vom gewählten Kartenherausgeber und der Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen ab. Grundsätzlich gelten folgende Richtwerte:

• eHBA: Die Bearbeitungsdauer beträgt nach vollständiger Antragstellung und erfolgreicher Identitätsprüfung in der Regel zwei bis vier Wochen. Verzögerungen können auftreten, wenn Unterlagen nachgereicht werden müssen.
• SMC-B: Die Bearbeitung dauert erfahrungsgemäß zwei bis sechs Wochen, da zusätzlich die institutionellen Nachweise geprüft werden müssen. Bei größeren Einrichtungen mit mehreren IK-Nummern kann der Prozess entsprechend länger dauern.

Hinsichtlich der Kosten ist zu beachten, dass sowohl für den eHBA als auch für die SMC-B Gebühren anfallen. Diese variieren je nach Herausgeber und gewählter Kartenlaufzeit (in der Regel drei oder fünf Jahre). Aktuelle Preise entnehmen Sie bitte direkt den Webseiten von D-Trust und medisign. Für Pflegeeinrichtungen besteht die Möglichkeit, die Kosten über die TI-Finanzierungsvereinbarung mit den Pflegekassen ganz oder teilweise erstattet zu bekommen. Die genauen Erstattungsbeträge werden in den jeweiligen Rahmenverträgen geregelt.

Empfehlung: Planen Sie den Beantragungsprozess frühzeitig ein. Da beide Karten Voraussetzung für die TI-Anbindung sind, sollte die Beantragung idealerweise parallel zur Beschaffung von Konnektor und Kartenlesegerät erfolgen.

Häufige Fragen zu eHBA und SMC-B

Die Beantragung von eHBA und SMC-B ist ein wesentlicher Schritt auf dem Weg zur vollständigen TI-Anbindung. Wer frühzeitig mit dem Antragsprozess beginnt und die erforderlichen Unterlagen griffbereit hat, kann Verzögerungen vermeiden. Für einen Überblick über alle notwendigen Schritte zur TI-Anbindung, von der Kartenbeantragung bis zur Inbetriebnahme, bietet die TI-Checkliste für Pflegedienste eine strukturierte Orientierung.