TI-Kosten und Refinanzierung: Was Pflegedienste erstattet bekommen.

Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur ist für Pflegeeinrichtungen mit Investitionen verbunden, sowohl einmalig als auch laufend. Gleichzeitig stehen Refinanzierungsmöglichkeiten zur Verfügung, die einen erheblichen Teil der Kosten abdecken. Dieser Artikel gibt einen strukturierten Überblick über alle relevanten Kostenpositionen, die verfügbaren Pauschalen und den Prozess der Erstattung.

Einmalige Kosten: Die Erstausstattung

Die größten Investitionen fallen bei der erstmaligen TI-Anbindung an. Je nach gewähltem Anbindungsmodell unterscheiden sich die Kosten deutlich.

Hardware und Zugangstechnik

• TI-Konnektor oder TI-Gateway: Je nach Modell entstehen einmalige Anschaffungs- oder Einrichtungskosten. Bei einem physischen Konnektor sind dies typischerweise die Geräteanschaffung plus Installation. Gateway-Lösungen haben meist geringere oder keine Einrichtungskosten, dafür aber laufende Servicegebühren.
• Kartenlesegerät: Mindestens ein stationäres oder mobiles eHealth-Kartenterminal wird benötigt. Stationäre Pflegeeinrichtungen benötigen oft mehrere Geräte für verschiedene Wohnbereiche.

Karten und Ausweise

• SMC-B: Die Institutionskarte wird pro IK-Nummer benötigt. Die Erstbeantragung ist mit Kosten für die Karte selbst sowie den Identifizierungsprozess verbunden.
• eHBA: Der elektronische Heilberufsausweis wird pro Person beantragt. Nicht jede Pflegekraft benötigt einen eHBA, er ist vor allem für qualifizierte elektronische Signaturen erforderlich, etwa beim eRezept.

Einrichtung und Installation

Je nach Anbieter und Komplexität der Netzwerkumgebung können zusätzliche Kosten für die technische Einrichtung entstehen. Dazu gehören die Konfiguration des Konnektors oder Gateways, die Einbindung in das Praxisnetzwerk und die Anbindung der Pflegesoftware.

Laufende Kosten: Der monatliche Betrieb

Neben der Erstausstattung fallen regelmäßige Kosten an, die bei der Budgetplanung berücksichtigt werden müssen.

• KIM-Dienst: Die Nutzung von KIM erfordert ein Abonnement bei einem zugelassenen KIM-Anbieter. Die Kosten variieren je nach Anbieter und Vertragslaufzeit.
• Wartung und Updates: Physische Konnektoren erfordern regelmäßige Software-Updates und gegebenenfalls Wartungsverträge. Gateway-Lösungen inkludieren Wartung meist in der monatlichen Servicegebühr.
• Kartenverlängerungen: SMC-B und eHBA haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer (in der Regel fünf Jahre) und müssen rechtzeitig erneuert werden.
• VPN-Zugangsdienst: Der sichere Zugang zur TI über einen VPN-Zugangsdienst ist bei Konnektor-Lösungen oft im Wartungsvertrag enthalten, bei Gateway-Modellen in der Servicegebühr.

Refinanzierung: Welche Pauschalen stehen zur Verfügung?

Der Gesetzgeber hat erkannt, dass die TI-Pflicht nicht ohne finanzielle Unterstützung umsetzbar ist. Daher stehen Pflegeeinrichtungen verschiedene Refinanzierungsinstrumente zur Verfügung.

Erstausstattungspauschale

Die Erstausstattungspauschale deckt die einmaligen Kosten der TI-Anbindung ab. Sie umfasst Aufwendungen für die Zugangstechnik (Konnektor oder Gateway-Einrichtung), Kartenlesegeräte sowie die erstmalige Beantragung von SMC-B und eHBA. Die genauen Beträge werden durch Verhandlungen zwischen den Kostenträgern und Leistungserbringerverbänden festgelegt und können sich ändern.

Betriebskostenpauschale

Für die laufenden Kosten des TI-Betriebs ist eine regelmäßige Betriebskostenpauschale vorgesehen. Diese soll Aufwendungen für KIM-Dienste, Wartung, Updates und den VPN-Zugangsdienst abdecken. Die rechtliche Grundlage bildet § 380 SGB V, der die Finanzierung der TI-Ausstattung in der Pflege regelt.

Weitere Fördermöglichkeiten

Neben den gesetzlichen Pauschalen gibt es in einigen Bundesländern zusätzliche Förderprogramme zur Digitalisierung in der Pflege. Diese umfassen teilweise auch TI-bezogene Investitionen. Es empfiehlt sich, bei den zuständigen Landesverbänden der Pflegekassen und bei den jeweiligen Landesministerien nach aktuellen Programmen zu fragen.

So funktioniert der Erstattungsprozess

Die Beantragung der Refinanzierung erfolgt in mehreren Schritten:

1. TI-Anbindung durchführen: Zunächst muss die Einrichtung die TI-Anbindung abschließen und alle erforderlichen Komponenten beschaffen.
2. Nachweise sammeln: Rechnungen, Verträge und Nachweise über die erfolgreiche TI-Anbindung zusammenstellen. Dazu gehören Rechnungen für Konnektor oder Gateway, Kartenlesegeräte, SMC-B und eHBA.
3. Antrag stellen: Den Erstattungsantrag beim zuständigen Kostenträger einreichen. Für ambulante Pflegedienste sind dies in der Regel die Pflegekassen, für stationäre Einrichtungen die jeweiligen Vertragspartner gemäß den landesweiten Rahmenverträgen.
4. Auszahlung erhalten: Nach Prüfung des Antrags erfolgt die Auszahlung der Pauschalen. Die Bearbeitungszeit variiert je nach Kostenträger.

Budgetplanung: Worauf Einrichtungen achten sollten

Eine realistische Budgetplanung berücksichtigt sowohl Einmalkosten als auch laufende Ausgaben über mehrere Jahre. Einige praktische Hinweise:

• Anbindungsmodell vergleichen: Die Gesamtkosten über fünf Jahre (Total Cost of Ownership) unterscheiden sich zwischen Konnektor, Gateway und TIaaS erheblich. Ein detaillierter Vergleich findet sich im Artikel Konnektor vs. TI-Gateway vs. TIaaS.
• Kartenverlängerungen einplanen: SMC-B und eHBA laufen nach circa fünf Jahren ab. Die Kosten für Verlängerungen sollten frühzeitig eingeplant werden.
• Mehrere IK-Nummern berücksichtigen: Komplexträger mit mehreren Einrichtungen und IK-Nummern benötigen entsprechend mehr Karten und möglicherweise mehr Hardware. Die Pauschalen werden in der Regel pro IK-Nummer gewährt.
• Schulungskosten nicht vergessen: Die Einarbeitung des Personals in neue TI-gestützte Workflows ist ein oft unterschätzter Kostenfaktor, der bei der Budgetplanung berücksichtigt werden sollte.

Häufige Fragen zu TI-Kosten und Refinanzierung

Die TI-Anbindung ist eine Investition, die durch gesetzliche Refinanzierungsmechanismen abgefedert wird. Eine frühzeitige Planung, der Vergleich verschiedener Anbindungsmodelle und die zeitnahe Beantragung der Pauschalen helfen, die finanzielle Belastung überschaubar zu halten. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Schritten der TI-Anbindung finden sich in der TI-Checkliste für Pflegedienste.