TI für stationäre Pflege: Besonderheiten und Herausforderungen.

Stationäre Pflegeeinrichtungen stehen bei der Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) vor ganz anderen Herausforderungen als ambulante Pflegedienste oder Arztpraxen. Mehrere Wohnbereiche, Schichtbetrieb rund um die Uhr, komplexe Trägerstrukturen mit unterschiedlichen Institutionskennzeichen und oft hunderte Mitarbeitende, all das macht die TI-Einführung in Pflegeheimen zu einem eigenständigen Planungsprojekt. Dieser Artikel konzentriert sich gezielt auf die Besonderheiten, die stationäre Einrichtungen von anderen Leistungserbringern unterscheiden, und gibt praxisnahe Hinweise für eine strukturierte Umsetzung.

Mehrere Wohnbereiche und Standorte

Eine stationäre Pflegeeinrichtung besteht typischerweise aus mehreren Wohnbereichen, oft auf verschiedenen Etagen oder sogar in separaten Gebäudeteilen. Jeder dieser Bereiche hat eigene Pflegeteams, eigene Dienstzimmer und eigene Arbeitsabläufe. Das wirft die zentrale Frage auf: Wo werden die Kartenlesegeräte platziert, und wie viele werden benötigt?

Die Entscheidung hängt von der Größe der Einrichtung, der Anzahl der Wohnbereiche und dem erwarteten Nutzungsvolumen ab. Einrichtungen mit mehr als drei Wohnbereichen setzen in der Regel auf mindestens ein festes Lesegerät pro Bereich, ergänzt durch ein bis zwei mobile Geräte für flexible Einsätze, etwa bei Neuaufnahmen direkt am Bewohnerzimmer.

Darüber hinaus betreiben manche Träger mehrere Standorte innerhalb einer Stadt oder Region. In solchen Fällen ist zu klären, ob jeder Standort eine eigene TI-Anbindung benötigt oder ob eine zentrale Lösung über ein TI-Gateway mehrere Häuser bedienen kann.

Komplexträger und mehrere IK-Nummern

Viele stationäre Pflegeeinrichtungen gehören zu sogenannten Komplexträgern, Organisationen, die unter einem Dach stationäre Pflege, Tagespflege, ambulante Dienste und manchmal auch Einrichtungen der Eingliederungshilfe betreiben. Jeder dieser Versorgungsbereiche verfügt in der Regel über eine eigene IK-Nummer (Institutionskennzeichen).

Für die TI-Anbindung hat das konkrete Konsequenzen: Jede IK-Nummer benötigt eine eigene SMC-B-Karte als Institutionsausweis. Ein Komplexträger mit vier IK-Nummern benötigt also vier separate SMC-B-Karten, jeweils einzeln beantragt und freigeschaltet. Die Details zur Beantragung finden Sie im Leitfaden zur Beantragung von eHBA und SMC-B.

• Jede IK-Nummer muss separat bei der zuständigen Ausgabestelle registriert werden.
• Die SMC-B-Karten müssen den jeweiligen Versorgungsbereichen eindeutig zugeordnet sein.
• Bei der Abrechnung und bei KIM-Nachrichten muss die korrekte IK-Nummer verwendet werden.
• Die Kosten skalieren: Mehr IK-Nummern bedeuten mehr SMC-B-Karten, mehr KIM-Adressen und mehr Softwarelizenzen.

Eine frühzeitige Bestandsaufnahme aller IK-Nummern im Trägerverbund ist deshalb der erste Schritt bei der TI-Planung für Komplexträger.

Schichtbetrieb und eHBA-Planung

Stationäre Pflegeeinrichtungen arbeiten im Drei-Schicht-System, Frühdienst, Spätdienst und Nachtdienst, an sieben Tagen in der Woche. Das bedeutet, dass deutlich mehr Pflegefachkräfte potenziell Zugang zur TI benötigen als in einer ambulanten Praxis mit festem Personalstamm.

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) ist personengebunden und nicht übertragbar. Jede Pflegefachkraft, die eigenständig TI-Anwendungen nutzen soll, benötigt einen eigenen eHBA. In einer Einrichtung mit 80 Pflegefachkräften im Schichtdienst kann das eine erhebliche Investition darstellen.

• Phase 1: eHBAs zunächst für Wohnbereichsleitungen und Pflegedienstleitungen beantragen. Diese Personen können als Multiplikatoren dienen.
• Phase 2: Schrittweise Ausweitung auf alle Pflegefachkräfte, die regelmäßig TI-Anwendungen nutzen.
• Phase 3: Vollständige Ausstattung aller berechtigten Pflegefachkräfte.

Wichtig: Pflegehilfskräfte ohne dreijährige Ausbildung sind derzeit nicht berechtigt, einen eHBA zu erhalten. Für sie erfolgt der TI-Zugang über die SMC-B der Einrichtung. Die Komfort-PIN des eHBA ermöglicht es, die Karte für eine Arbeitssitzung freigeschaltet zu lassen.

Netzwerk- und Infrastrukturplanung

Die Netzwerkinfrastruktur stationärer Einrichtungen ist oft historisch gewachsen und nicht immer für die Anforderungen der TI ausgelegt. Vor der TI-Anbindung sollte eine gründliche Bestandsaufnahme erfolgen.

• Sind alle Wohnbereiche über ein einheitliches Netzwerk verbunden?
• Verfügen die Dienstzimmer über LAN-Anschlüsse oder wird nur WLAN genutzt?
• Reicht die Bandbreite für den zusätzlichen TI-Datenverkehr?
• Gibt es ein separates Netzwerksegment für medizinische IT?

Für größere Einrichtungen bietet ein TI-Gateway gegenüber einem Hardware-Konnektor erhebliche Vorteile. Da das Gateway Cloud-basiert betrieben wird, entfällt die Wartung physischer Hardware. Besonders bei mehreren Standorten vermeidet ein Gateway die Notwendigkeit mehrerer Konnektoren.

Die Pflegesoftware muss die TI-Anbindung vollständig unterstützen. Die Pflege-Software Lösungen sollten TI-Module anbieten, viele müssen lizenziert werden müssen. Einen umfassenden Überblick bietet der TI-Leitfaden für die Pflege.
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Change Management im stationären Bereich

Die größte Herausforderung ist oft nicht die Technik, sondern die organisatorische Umstellung. In einem Pflegeheim müssen unter Umständen 100 oder mehr Personen geschult werden, verteilt über alle Schichten.

• Pro Wohnbereich wird eine Pflegefachkraft als TI-Ansprechperson benannt.
• Diese Personen erhalten eine vertiefte Schulung und schulen anschließend ihre Kolleginnen und Kollegen.
• Laminierte Kurzanleitungen an jedem Arbeitsplatz erleichtern den Einstieg.
• Ein Pilotbetrieb in einem Wohnbereich über vier bis sechs Wochen ermöglicht Optimierungen vor dem Rollout.

Häufige Fragen zur TI in der stationären Pflege

Die TI-Anbindung stationärer Pflegeeinrichtungen ist anspruchsvoller als in vielen anderen Bereichen des Gesundheitswesens — aber mit der richtigen Planung gut umsetzbar. Entscheidend ist, die Besonderheiten der eigenen Einrichtung frühzeitig zu analysieren: Wie viele Wohnbereiche gibt es? Wie viele IK-Nummern sind betroffen? Wie sieht die IT-Infrastruktur aus? Wer mit diesen Fragen beginnt und einen gestuften Rollout plant, schafft die Grundlage für eine reibungslose Einführung.
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